Für die Antragstellung benötigen Sie Zugriff auf ein geeignetes Anmeldeverfahren. Sollten Sie noch kein entsprechendes Anmeldeverfahren nutzen, beantragen Sie sich zunächst einen solchen Zugriff. Dies erfolgt über einen Online-Dienst.
Den Zugangs-Code für Ihr Elster-Zertifikat erhalten Sie auf postalischem Weg, was bis zu 14 Tage in Anspruch nehmen kann. Für das BundID-Konto mit Authentifizierung durch den Online-Ausweis (für Privatpersonen) ist ggf. die Aktivierung der Online-Funktion auf dem Bürgerdienst notwendig.
Der digitale Bauantrag selbst wird über einen Online-Dienst beantragt. Da es sich um einen neuen Online-Dienst handelt, fehlen die entsprechende Routine im Umgang damit.
Nehmen Sie sich für die Vorbereitung der ersten Antragstellung sowie die Durchführung der Antragstellung daher ausreichend Zeit und planen Sie genügend Vorlauf ein, falls Sie sich bisher noch nicht für ein sicheres Anmeldeverfahren registriert haben.

An einem Bauantrag können Planverfassende, die Bauherrschaft und weitere Beteiligte gemeinsam über den Online-Dienst ViBa-BW zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren, um die Unterlagen für einen Bauantrag einzureichen.
Die Kommunikation zwischen der Stadt Mannheim und den Einreichenden ist nach erfolgter digitaler Einreichung jedoch nur in einer sog. 1:1-Beziehung möglich.
Die Nutzenden, die den Bauantrag über ViBa-BW „einreichen“ – also diese Funktion auslösen – sind bis zum Ende der Antragsbearbeitung die alleinigen Kommunikationspartner*innen der Stadt Mannheim.
Alle Nachrichten, die über die Online-Plattform ausgetauscht werden, können ausschließlich von diesen Nutzenden gelesen und beantwortet werden. Daher kann es je nach Einzelfall sinnvoll sein, dass die Entwurfsverfassung den Antrag selbst letztendlich nicht digital einreicht, sondern der Bauherr oder die Bauherrin.

Als Entwurfsverfasser/in oder als sonstige/r Vertreter/in der Bauherrenschaft können Sie mit einer Vollmacht im Namen der Bauherrschaft Anträge stellen, Unterlagen nachreichen, sowie digital mit der Baurechtsbehörde kommunizieren.
Falls die Funktion "Freizeichnung" nicht zur digitalen Freigabe der Antragsunterlagen durch die Bauherrschaft genutzt wird, verlangt das System das Hochladen einer Vollmacht. Über den Reiter "Zusammenarbeit" kann die Bauherrschaft für die gemeinsame Vorbereitung des Bauantrags und für die Freizeichnung eingeladen werden.
Nach der Einreichung erfolgt die weitere Kommunikation ausschließlich über die Person, die den Antrag eingereicht hat.
Bitte beachten Sie, dass der Antragsteller immer die Bauherrenschaft ist und nicht der Entwurfsverfasser oder der sonstige Vertreter.

Halten Sie Ihre Zugangsdaten zu Ihrem Anmeldeverfahren für die Nutzung von digitalen Bauanträgen bereit.
Falls Sie noch kein ELSTER-Zertifikat (Privatpersonen), keine BundID-Konto mit Authentifizierung durch den Online-Ausweis (Privatpersonen) und kein Unternehmenskonto mit Elster-Zertifikat – kurz MUK - (Unternehmen) haben, richten Sie sich ein entsprechendes Konto ein.
Rechnen Sie hierfür mit ca. 14 Tagen Vorlauf zu Ihrer Antragstellung, da ein Teil der Zugangsdaten auf postalischem Weg versendet wird.
Für die Beantragung einer BundID mit einem Elster-Zertifikat halten Sie Ihre 11-stellige persönliche Identifikationsnummer bereit. Sie finden diese u.a. auf Ihrem Einkommensteuerbescheid oder auf Ihrer Lohnsteuerbescheinigung.
Halten Sie für die Beantragung eines Unternehmenskontos Ihre aktuelle Steuernummer bereit. Die Steuer-ID reicht für die Beantragung nicht aus.

Haben sich bei Ihnen in den letzten Monaten Ihre Adressdaten geändert? Dann prüfen Sie, ob die aktuellen Daten bereits in Ihrem Elster-Konto hinterlegt sind. Ist das nicht der Fall, lassen Sie die Daten ändern. Privatpersonen wenden sich an das Einwohnermeldeamt, Unternehmen an das Finanzamt. Die Änderung nimmt ggf. mehrere Wochen in Anspruch.
Eine digitale Antragstellung ist nicht abhängig von der hinterlegten Adresse, jedoch sollten Sie die Informationen in ihrem Elster-Konto stets aktuell halten.
In Ihrem Zertifikat können Sie zusätzlich eine E-Mail-Adresse hinterlegen, die für die Kommunikation mit Ihnen genutzt werden soll. Prüfen Sie die Aktualität der hinterlegten E-Mail-Adresse und ändern Sie diese online bei Bedarf ab.

Für alle an einem digitalen Antrag beteiligten Personen ist ein Anmeldeverfahren mit substantiellem „hohem“ Vertrauensniveau erforderlich.
In dem Bauantragsverfahren gibt es mindestens zwei Rollen, die i.d.R. durch unterschiedliche Personen wahrgenommen werden. Dies sind Entwurfsverfassende und Freizeichnende.
Ausnahmsweise, bei Vorliegen einer entsprechenden Vollmacht, können diese beiden Rollen auch von einer Person wahrgenommen werden.
Die Beteiligten des digitalen Antragsverfahrens benötigen entsprechende Zugangsdaten über ein Anmeldeverfahren mit hohem Vertrauensniveau zur Nutzung des Online-Dienstes.

Einige Funktionalitäten in ViBa-BW setzen eine aktuelle Browser-Version voraus.
Insbesondere auf Apple-Geräten funktioniert die Antragstellung nur mit der aktuellsten Version von Safari oder einem anderen Browser.

Das System leitet Sie durch die einzelnen Schritte Ihrer Antragstellung.
Sie geben die Daten in Echtzeit ein. Das bedeutet, dass das Online-Portal Ihre Daten-Eingabe speichert, sobald Sie in das nächste Eingabefeld wechseln. Gleiches gilt für den Upload von Dokumenten. Sobald dieser von Ihnen vorgenommen wurde, sind die Dokumente gespeichert, ohne die Notwendigkeit einer gesonderten Bestätigung der Speicherung durch Sie.
In jedem Schritt müssen die Daten vollständig hochgeladen werden, um den Antrag letztendlich einreichen zu können. Mit der Vollständigkeit der Dokumente lassen sich Nachforderungen vermeiden.

Es sind sprechende Dateinamen zu verwenden, die den Inhalt leicht erkennen lassen. Die Verwendung von gängigen oder leicht verständlichen Abkürzungen ist möglich. Die Dateinamen sind auf 20 Zeichen zu begrenzen. Verwenden Sie keine Umlaute (ö, ä, ü).

Nach §3 (3) LBOVVO sind Bauvorlagen im „Portable Document Format Archivable" (PDF/A) zu übermitteln. Achten Sie daher bei der Vorbereitung Ihrer Dokumente darauf, dass diese im PDF/A-Format vorliegen. 
Nur im PDF/A-Format vorliegende digitale Dokumente sind für die Langzeitarchivierung geeignet und gesetzlich für die elektronische Übermittlung zugelassen.
Seit dem 11.12.2024 lässt die Antragsplattform nur noch den Upload von PDF/A-Dokumenten zu. Folgende PDF/A-Versionen sind zulässig:

• PDF/A-1a
• PDF/A-1b
• PDF/A-2a
• PDF/A-2b
• PDF/A-2u

Beim Versuch, ein Dokument in einem anderen Format hochzuladen, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.
 
 
Ergänzende Erläuterungen zum PDF/A-Format:
Für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, also die langfristige Aufbewahrung von digitalen Dokumenten, wird das sog. PDF/A-Format verwendet.
Es basiert auf dem bekannten PDF-Format, wurde jedoch von der International Organization for Standardization (ISO) standardisiert, um sicher zu stellen, dass Dokumente auch nach vielen Jahren noch lesbar und unverändert sind.
 
PDF/A-Dokumente weisen folgende Merkmale auf:

• Keine Verschlüsselung
• Keine Audio- und Video-Inhalte
• Farben und Schriften müssen so definiert sein, damit Sie auch in Zukunft noch korrekt dargestellt werden können
• Keine externen Verweise.

Alle Format und Inhalte in einem Dokument müssen so eingebettet sein, dass auch in Zukunft für deren Darstellung keine externe Ressource benötigt wird.
 
An der Datei-Endung ".pdf" ist jedoch nicht erkennbar, ob es sich um eine Datei im herkömmlichen PDF-Format handelt oder ob es sich um eine Datei im PDF/A-Format handelt.
Um das zu erkennen, erscheint in den meisten Softwareprodukten, die PDF-Dateien lesen können, am oberen Rand ein farblich markierter Hinweis, auf die PDF/A-Konformität. 

Die Betriebsystem Microsoft Windows und Apple iOS verfügen jeweils über vorinstallierte "Print to PDF"-Funktionen. Diese können genutzt werden um Dateien in PDF/A umzuwandeln.
 
Microsoft-Office-Produkte (bspw. Word und Excel) sowie LibreOffice bieten die Möglichkeit, Dokumente direkt im PDF/A-Format abzuspeichern. Über die folgende oder eine ähnliche Befehlsfolge kann mit den unterschiedlichen Software-Produkten und -ständen eine PDF/A-Datei erzeugt werden:
"Datei" -> "Exportieren" -> "PDF/XPS-Dokument erstellen" -> Dateityp "PDF (*pdf)" -> PDF-Option "ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)" über das Optionsfeld auswählen -> OK.
 
Kostenlose PDF-Konverter bieten die Möglichkeit, eine herkömmliche PDF-Datei in eine PDF/A-Datei umzuwandeln. In der Regel wird in einem solchen PDF-Konverter die PDF-Datei geöffnet und über Befehlsfolgen wie bspw.  "Datei" -> "Speichern unter" -> Speicherort festlegen -> Dateityp "PDF/A Dokument (*pdf)" umgewandelt.
 
CAD-Programme bieten ebenfalls in der Regel die Möglichkeit, aus einer Datei im DWG-Format eine Datei im PDF/A-Format zu erzeugen. Dies erfolgt meist ebenfalls über Befehle wie "Exportieren" oder "Speichern". In einigen Anwendungen ist auch der Befehl "Plotten" hierfür auszuwählen, gefolgt von Parametern, die für diesen Plot auszuwählen sind.
 
Im Internet gibt es für die jeweiligen Softwareprodukte zahlreiche Hilfestellungen für die Umwandung von Dateien unterschiedlicher Formate in eine PDF/A-Datei.
 

Laden Sie die einzelnen Dokumente getrennt voneinander hoch. Auch inhaltlich in Zusammenhang stehende Dokumente laden Sie als getrennte Dateien hoch. Das erleichtert den Überblick und die Bearbeitung der Anträge.
Nachreichen von Dokumenten:
Bitte beachten Sie, dass pro Nachricht die Nachreichung auf 5 Dokumente beschränkt ist. Reichen Sie mehr als 5 Dokumente nach, übermitteln Sie diese in zusätzlichen Nachrichten.

Speichern Sie die Dokumente in Leserichtung ab. Das erleichtert die Bearbeitung der Dokumente. Planunterlagen können nur dann bearbeitet werden, wenn der korrekte Maßstab angegeben ist.

Sind die Rechte auf Ihre Dokumente für eine vollständige Bearbeitung eingeschränkt, kann es im Laufe der Antragsbearbeitung zu Nachforderungen von digitalen Dokumenten kommen.

Aus Sicherheitsgründen akzeptieren wir keine Dokumente, die auf externe Inhalte verweisen (z.B. Verlinkungen auf Internet-Adressen). Dokumente mit Hyperlinks werden von uns gelöscht und führen zu einer Nachforderung.

Standardmäßig wird von ViBa-BW der Vorgangstitel mit z.B. "Baugenehmigung für die Errichtung/Änderung/Nutzungsänderung einer baulichen Anlage beantragen" vorausgefüllt. Die Bearbeitung des Antrags erleichtert sich für sowohl für die Antragstellenden, als auch für die Baurechtsbehörde, wenn hier treffende Titel wie "Errichtung Wohnhaus", "Abbruch Garage" oder "Nutzungsänderung von Bäckerei in Schneiderei" verwendet werden.

Sobald Sie ihren digitalen Antrag über die Online-Plattform einreichen, haben wir Zugriff auf Ihre Antragsdokumente und –informationen. Zuvor sehen nur Sie und die am Vorgang digital beteiligten Nutzer*innen Ihre Antragsdaten.

Falls die Vordrucke in ViBa-BW nicht über die angegeben Links abrufbar sind können Sie diese auch über folgenden Link herunterladen: Link zu den Vordrucken